Trong quá trình hợp nhất, sắp xếp lại cơ quan, đơn vị, hiện tại, khối lượng hồ sơ, tài liệu đã hình thành từ trước còn khá lớn, nhiều tài liệu lưu trữ có thời hạn vĩnh viễn hoặc từ 20-70 năm nhưng chưa thực hiện phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, hiện để trong cặp ba dây, bao tải, thùng cattong, thùng tôn hay bó gói, chất đống….. làm hạn chế việc tìm kiếm thông tin, khai thác, sử dụng... 

Như chúng ta đã biết, Hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao, có giá trị đặc biệt nên nó thực sự có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng, rộng rãi; những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

Ảnh: Thực trạng tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động chưa được sắp xếp

Để hoạt động quản lý, điều hành của ngành Nông nghiệp và Môi trường được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác quản lý nhà nước, phục vụ người dân, doanh nghiệp, bảo đảm tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, không thất thoát trong quá trình hợp nhất, đặc biệt là tài liệu lưu trữ các dự án đầu tư. Với lượng tài liệu hiện có khá lớn đang tồn đọng, ngay sau khi hợp nhất, Sở Nông nghiệp và Môi trường đã tập trung chỉ đạo, hướng dẫn và bố trí nhân lực tập trung thực hiện phân loại, xác định thời hạn, thống kê và lập mục cho các tài liệu lưu trữ để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc lưu trữ hiện hành, nhằm bảo đảm tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đã hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn.

Ảnh: Thực hiện phân loại, sắp xếp, thống kê tài liệu lưu trữ

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác quản lý văn thư, lưu trữ, số hoá tài liệu, bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong, sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, Sở Nông nghiệp và Môi trường tiếp tục tập trung bố trí nhân lực, thời gian, kho để lưu trữ hồ sơ; thực hiện sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh đưa vào lưu trữ, giao nộp theo quy định. Nâng cao chất lượng và giữ gìn, bảo quản tài liệu; tổ chức rà soát, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu tiến tới thực hiện số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lựa chọn tài liệu có tần suất sử dụng, khai thác nhiều, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức để thực hiện số hóa trước, hướng tới quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu trên môi trường điện tử, nhằm phục vụ mục tiêu thuận lợi nhất cho công tác quản lý, lưu trữ và sử dụng.

Đến ngày 30/5/2025, Sở Nông nghiệp và Môi trường đã cơ bản hoàn thành việc thống kê, phân loại, xác định thời hạn bảo quản của các tài liệu đã hình thành trong quá trình sắp xếp, hợp nhất. Trong thời gian tới, tiếp tục thực hiện chỉnh lý, lựa chọn tài liệu để số hóa theo quy định.

Ảnh: Hồ sơ, tài liệu được thống kê, phân loại để bàn giao lưu trữ

Để hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước được lưu trữ đầy đủ, kịp thời và giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, tổng hợp, cung cấp thông tin… thì rất cần sự quan tâm chỉ đạo và kịp thời lập hồ sơ của người được giao xử lý công việc tại các phòng, chi cục, đơn vị sẽ góp phần đảm bảo tài liệu và cơ sở dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật tuyệt đối an toàn, không hư hỏng, không thất thoát tài liệu./.