Hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao, có giá trị đặc biệt nên nó thực sự có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng, rộng rãi; những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, nhưng việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.

Qua điều tra sơ bộ, khối lượng hồ sơ, tài liệu đã hình thành của một số cơ quan, tổ chức từ trước vẫn chưa thực hiện phân loại, chỉnh lý, sắp xếp còn khá nhiều, lượng hồ sơ, tài liệu còn bỏ trong cặp ba dây, bao tải, thùng cattong, thùng tôn hay bó gói, chất đống… còn khá lớn. Theo đó khi cần nghiên cứu, sử dụng hoặc phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết vướng mắc… gặp rất nhiều khó khăn, việc tìm kiếm thông tin từ những đống tài liệu này như thế nào và những tài liệu đó chưa có ý nghĩa, phục vụ được cho việc khai thác, sử dụng rất hạn chế, mất nhiều thời gian, công sức. 

Ảnh minh họa Từ đống tài liệu này, chúng ta tìm kiếm thông tin thế nào?

Để đưa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, nhà nước vào lưu trữ, bảo quản, giữ gìn giá trị, phục vụ tra cứu, sử dụng thuận lợi, phát huy được giá trị thì việc lập, phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, hồ sơ, tài liệu lưu ngay từ khi được giao nhiệm vụ, hình thành được tài liệu lưu trữ khi kết thúc công việc phục vụ cho công tác quản lý, tra cứu, cung cấp, khai thác. Việc thực hiện số hoá, xây dựng và hình thành kho dữ liệu điện tử, hướng tới xây dựng CSDL và phục vụ việc chuyển đổi số là một nội dung quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đây là việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của từng công việc.

Ngay từ khi thực hiện nhiệm vụ, nếu chúng ta không nâng cao ý thức lập, bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì những người kế cận sau này không thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.

Ảnh minh hoạ Kho lưu trữ ngành Nông nghiệp và Môi trường

Nhằm triển khai thực hiện Luật lưu trữ năm 2024 hiệu quả, nâng cao chất lượng và giữ gìn, lưu giữ quá trình lịch sự hình thành của tài liệu, với mục tiêu đẩy nhanh tiến độ chuyển đổi số, hướng tới quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu trên môi trường điện tử, nhằm phục vụ mục tiêu thuận lợi nhất cho công tác quản lý, lưu trữ và sử dụng cần tập trung nguồn lực để số hoá tài liệu lưu trữ thì việc quan tâm lập, phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước cần được chủ động thực hiện ngay từ khi được giao nhiệm vụ đến khi kết thúc công việc.

Để sớm khắc phục hạn chế trong công tác lưu trữ, đưa hồ sơ, tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước vào lưu trữ, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu qua các giai đoạn; giải quyết tối đa tình trạng bó gói, chất đống, trong thời gian tới cần:

Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm chỉ đạo thực hiện việc lập, phân loại và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng quy định; tăng cường tuyên truyền, chỉ đạo, đôn đốc cán bộ thực hiện tốt các quy định về lưu trữ.

Người được giao xử lý công việc phải chủ động lập hồ sơ công việc ngay từ khi được giao và hoàn thiện hồ sơ khi kết thúc công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Tập trung rà soát tài liệu đã hoàn thành, thực hiện phân loại, lập danh mục tài liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Lưu trữ cơ quan: Tăng cường hướng dẫn, đôn đốc các phòng, chi cục, đơn vị trực thuộc trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thực hiện chỉnh lý, số hoá hồ sơ, tài liệu, xây dựng kho lưu trữ điện tử, làm cơ sở chuyển đổi số; , phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

Để hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước được lưu trữ đầy đủ, kịp thời và giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì rất cần sự quan tâm chỉ đạo, thực hiện, chia sẻ, chung tay, góp sức của các tổ chức, cá nhân liên quan, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, lưu giữ, bảo vệ, giữ gìn và phát huy giá trị của các tài liệu đã hình thành, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý, theo dõi, tổng hợp, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ./.

TH- TT CĐS&TTDL