Sau hợp nhất, Sở Nông nghiệp và Môi trường còn có một khối lượng tài liệu, hồ sơ tồn đọng, tích đống, bó gói chưa được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp đưa vào lưu trữ theo quy định. Nhiệm vụ lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu có phòng, chi cục, đơn vị thực hiện chưa đầy đủ, công tác lưu trữ còn gặp khó khăn. Nhằm thực hiện có hiệu quả các quy định của Luật lưu trữ, lưu giữ và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, thì việc lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ vào cơ quan lưu trữ, lưu trữ lịch sử và việc làm cần thiết của từng cá nhân và cơ quan, đơn vị.

Ảnh: Đại diện Trung tâm hướng dẫn việc xác định, phân loại giá trị tài liệu

Thông qua nội dung hướng dẫn lãnh đạo, chuyên viên, viên chức các phòng, chi cục, đơn vị đã được hướng dẫn các kiến thức và thực tiễn trong công tác lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ, việc huỷ tài liệu hết giá trị cũng như chia sẻ kinh nghiệm, giải pháp thiết thực để khắc phục khó khăn vướng mắc trong công tác lập hồ sơ. Các thành phần tham gia đã trao đổi những vướng mắc, cách thức giải quyết, xử lý với khối hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý….  Việc hướng dẫn chuyên sâu, chi tiết về các bước lập, giao nộp và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đã giúp lãnh đạo các phòng, chi cục, đơn vị, người được giao xử lý công việc hiểu về vai trò, vị trí, trách nhiệm và sự cần thiết phải lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ để kịp thời thực hiện việc lập và nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định; Trung tâm đã hỗ trợ các phòng, chi cục, đơn vị trong việc lập hồ sơ công việc, sắp xếp và giao nộp hồ sơ đúng quy định hiện hành, qua đó giúp các tổ chức, cá nhân nâng cao nhận thức, xác định rõ trách nhiệm của cá nhân, hình thành ý thức trong việc thực hiện lập hồ sơ công việc. Từ đó, góp phần hoàn thiện, chuẩn hóa tác phong làm việc, nâng cao hiệu quả thực thi công vụ.

Để sớm hoàn thiện số hồ sơ còn tồn đọng, Sở Nông nghiệp và Môi trường đã chỉ đạo các phòng, chi cục, đơn vị khẩn trương sắp xếp thời gian, bố trí cán bộ và tổ chức rà soát, phân loại, xác định giá trị của các hồ sơ, tài liệu đã hình thành để lập mục và giao nộp về Trung tâm Chuyển đổi số và thông tin, dữ liệu để thực hiện chỉnh lý, sắp xếp, số hoá theo quy định.

Giao Trung tâm Chuyển đổi số và thông tin, dữ liệu, cử cán bộ trực tiếp hướng dẫn các phòng, chi cục, đơn vị trực thuộc trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thực hiện chỉnh lý, số hoá hồ sơ, tài liệu, xây dựng kho lưu trữ điện tử, làm cơ sở chuyển đổi số; phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định./.

TH